Ang EOI at RFP
Ang isang bilang ng mga desisyon na ginawa ng isang organisasyon ay may mga implikasyon sa pagkuha na maaaring makaapekto nang malaki sa pangkalahatang gastos ng paggawa ng isang tiyak na desisyon. Ang pagkuha ay nagsasangkot ng mga proseso tulad ng pagpili ng isang vendor, pagtukoy sa mga tuntunin ng pagbabayad, strategic vetting, negosasyon sa pag-uusap, at pagbili ng mga serbisyo at kalakal. Ito ay may kaugnayan sa pagkuha o pagkuha ng lahat ng mga serbisyo at kalakal na mahalaga para sa isang samahan.
Sa pribadong sektor, ang proseso ng pagkuha ay itinuturing na isang strategic-level function na tumutulong sa pagpapabuti ng kakayahang kumita ng isang negosyo. Hindi lamang ini-streamline ang mga proseso at binabawasan ang pangkalahatang presyo ng mga hilaw na materyales, ngunit pinapayagan din nito ang mga organisasyon na makilala ang mga pinakamahusay na mapagkukunan ng suplay. Lahat sa lahat, ito ay kapaki-pakinabang sa pagtiyak ng isang makinis na-tumatakbo sa ilalim na linya.
Sa pampublikong sektor, ang mga tagapangasiwa ng mataas na antas ay may pananagutan sa pagbawas sa ilalim ng linya. Lamang ng ilang tauhan ang namamahala sa pag-andar sa pagkuha, na pinatataas ang posibilidad ng katiwalian sa sektor na ito. Ito ang dahilan kung bakit kailangan upang madagdagan ang kabuuang output ng isang negosyo. Halimbawa, ang mga tauhan ay maaaring sanayin upang mapahusay ang kanilang kahusayan at mapabuti ang kalidad ng kanilang serbisyo, bilang resulta nito, ang output ay maaaring mapabuti.
Sa paglipas ng panahon, ang ilang mga termino ay ipinakilala sa mga malambot na pagkonsulta, panukala, at malaking pamamahala, kabilang ang isang bilang ng mga acronym na nauugnay sa pagkuha. Hindi alam ng maraming mga negosyo ang mga tuntuning ito, ngunit pagiging isang negosyante o may-ari ng isang maliit na negosyo, kung nais mong epektibong pamahalaan ang pagiging handa ng mamimili na bilhin, mahalagang malaman ang kanilang mga layunin. Kabilang sa mga halimbawa ang RFI (Request for Information), EOI (Expression of Interest), RFP (Request for Proposal), RFT (Request for Tender), at RFQ (Request for Quotation). Ang bawat isa sa mga terminong ito ay nagsisilbing isang espesyal na layunin sa pag-andar ng pagkuha.
Ang EOI at RFP ay ang mga madalas na ginagamit na mga termino sa function ng pagkuha, at ang bawat isa sa kanila ay may isang tiyak na papel sa streamlining ang buong proseso. Maraming indibidwal ang nakalilito sa mga tuntuning ito habang isinasagawa ang mga proseso. Upang makakuha ng mas mahusay na ideya kung paano naiiba ang mga ito, mahalagang malaman kung ano ang ibig sabihin ng mga tuntuning ito.
EOI (Expression of Interest)
Ang Expression of Interest (EOI), na kilala rin bilang Registration of Interest (ROI), ay may katulad na function bilang Request for Information (RFI). Ito ay ginagamit bilang isang proseso ng screening sa mga unang yugto ng pagkuha upang lumikha ng isang pormal at mas tiyak na Kahilingan para sa Tender o RFT (isang mas huling yugto sa pagkuha ng function). Kapag ang isang kumpanya ay naglabas ng isang EOI, kinakailangang tantyahin ang kakayahan ng isang merkado na magtustos o mangolekta ng higit pang impormasyon bago lumipat sa RFT. Ang isang kumpanya na gumagawa ng isang pagbili ay malamang na hindi magtalaga ng isang kontratista sa pamamagitan ng EOI. Para mangyari iyan, ang isang proseso ay kailangang mag-usbong hanggang umabot sa RFT.
Ang EOI ay isang uri ng bukas na tendering na nagbibigay-daan sa anumang kumpanya na lumapit. Nagbibigay ito ng matigas na kumpetisyon at nagbibigay ng pakinabang sa pagpapahintulot sa mga bago at potensyal na mga supplier na ma-secure ang kanilang trabaho. Gayunpaman, sa mga kontrata sa konstruksiyon, ito ay higit na pinupuna dahil sa pag-akit ng mga supplier na hindi angkop para sa kontrata, na nagreresulta sa pag-aaksaya ng oras, pera, at pagsisikap.
Ang advertisement na humiling ng isang EOI ay dapat magsama ng isang paglalarawan ng katawan ng contracting, paglalarawan ng kontrata (tulad ng badyet at sukat), uri ng kontrata, ruta ng pagkuha, mga tuntunin at kundisyon, address ng pagsumite at deadline, at iba pang mga detalye (kabilang ang impormasyon sa pakikipag-ugnay, paglalarawan ng samahan, kakayahan sa teknikal at kaugnay na karanasan, kakayahang magamit ng mga kawani at kanilang karanasan, atbp.)
RFP (Kahilingan para sa Panukala)
Sa kabilang banda, ang RFP, na kilala rin bilang Request for Offer (RFO), ay isang dokumento na madaling mabago. Ito ay kadalasang ginagamit kapag ang isang mamimili ay naghahanap ng solusyon na nakabatay sa solusyon upang matupad ang mga kinakailangan nito at sa mga kaso kung saan ang iba pang mga kadahilanan (hindi kasama ang presyo) ay mahalaga sa pagsusuri ng bawat alok. Ginagamit din ito sa mga sitwasyon kung saan walang malinaw na solusyon o pagtutukoy ang magagamit, at ang kagawaran ng pagbili ay naghahanap ng maraming mga makabagong at opsyon. Ang mga instrumento na ito ay mas nababaluktot kaysa sa RFT (na karaniwang may mahusay na tinukoy na mga solusyon o mga pagtutukoy). Ang RFP ay higit sa lahat na ginagamit sa mga propesyonal na serbisyo kung saan ang solusyon ay hindi madaling matukoy.
Ang isang RFP ay naglalaman ng impormasyon sa background sa organisasyon at sa linya ng negosyo nito. Ang kahilingan ay binubuo ng mga detalye na nagpapaliwanag ng mga solusyon na hinahanap ng organisasyon. Bukod pa rito, kinabibilangan din ito ng pamantayan sa pagsusuri kung paano namarkahan ang mga panukala, isang pahayag ng trabaho na naglalarawan ng mga gawain na gumanap ng isang bidder na nanalo sa kontrata, at ang takdang panahon kung saan matatapos ang proyekto.
Ang isang RFP ay karaniwang nilikha dahil sa kumplikadong katangian ng isang proyekto. Ang mga kumpanya ay maaaring makinabang mula sa iba't ibang mga bidders kapag naghahanap ng isang mahusay na pinagsamang solusyon mula sa isang bilang ng mga supplier. Halimbawa, kung ang isang kumpanya ay nagbabalak na lumipat sa negosyo nito mula sa isang kapaligiran na nakasulat sa papel sa kapaligiran na nakabatay sa computer, maaari itong humiling ng isang panukala para sa software at hardware bilang karagdagan sa pagsasanay na kinakailangan para sa pag-install at pagsasama ng mga bagong system sa negosyo.
Sa pampublikong sektor, ang mga entity ay maaaring mag-isyu ng isang RFP para sa paglikha ng bukas na kumpetisyon upang ibagsak ang halaga ng isang solusyon.Gayunpaman, dapat tandaan na ang RFP na pinakamalapit sa mga pagtutukoy ay maaaring hindi kinakailangang maging isa na may pinakamababang presyo. Kapag tinanggap ang isang panukala, dapat gawin ng mga kumpanya ang isang pagtatasa ng gastos sa benepisyo upang tiyakin na ang gastos ay hindi lumalabas-timbangin ang mga benepisyo.
Mga pagkakaiba
Ang mga sumusunod ay ilan sa mga pagkakaiba sa pagitan ng EOI at RFP:
- Iba't ibang Antas ng Pagkuha
Ang EOI ay madalas na isinasagawa sa paunang antas ng pagkuha. Maaaring i-release ito sa mga kaso kung saan ang tagabili ay nag-slooke para sa pag-input ng industriya upang maabot ang mga kinakailangan na huli na sa merkado sa ibang mga yugto. Tulad ng na-usapan, ang RFP ay karaniwang ang susunod na hakbang; kung saan, ang mamimili ay naghahanap ng solusyon na nakabatay sa solusyon para sa paghahatid ng produkto o serbisyo.
- Mga yugto ng EOI at RFP
Ang EOI ay karaniwang may maraming yugto. Ginagamit ito upang mai-shortlist ang mga prospective na vendor o mga supplier bago maghanap ng mga komprehensibong bid mula sa mga tenderer na shortlisted. Sa kabaligtaran, ang RFP ay maaaring magkaroon ng isang yugto o maaaring magkaroon ng maraming yugto.
- Kailan ginagamit ang EOI at RFP?
Ang EOI ay ginagamit sa mga kaso kung saan ang impormasyon na kinakailangan (mula sa mga tenderer) ay tiyak, ngunit walang surety kung ang isang tagapagtustos ay makakapagbigay ng mga serbisyo at kalakal ayon sa mga kinakailangan. Bukod dito, sa mga kaso ng EOI, ang mga mamimili ay walang sapat na impormasyon upang bumuo ng detalyadong kahilingan. Sa kabilang banda, ang isang RFP ay ginagamit sa mga kaso kung saan ang kinakailangan ay maayos na tinukoy, ngunit ang isang kumpanya ay naghahanap ng isang nababaluktot o makabagong solusyon. Sa madaling salita, ang mamimili ay naghahanap ng mga pagsusumite na nakatuon sa solusyon upang matupad ang mga kinakailangan.
Napakahalaga na magkaroon ng kamalayan sa iba't ibang antas ng proseso ng pagkuha upang makagawa ng mabisang desisyon sa pamamagitan ng sistematikong daloy ng impormasyon. Ang pagkakaroon ng isang malinaw na pag-unawa sa mga tuntuning ito at kung bakit ginagamit ang mga ito sa proseso ay nagbibigay-daan sa isang kumpanya upang i-streamline ang mga proseso nito at makakuha ng mas malalim na pananaw sa buong pag-andar ng pagkuha.
